Komponen Arsip Elektronik

-
Pada dasarnya arsip dapat dikelola dengan menggunakan dua cara. Konvensional dan elektronik. Arsip konvensional biasanya disimpan dengan menggunakan folder, map, odner dan peralatan arsip lain yang tentunya disesuaikan dengan  sistem penyimpanan arsip yang sesuai digunakan di instansi tersebut.

Sedang arsip elektronik penyimpanannya dengan menggunakan komputer. Bahasa kerennya komputerisasi. Jadi tidak lagi map ataupun ordner yang ada hanyala folder-folder elektrik yang terdapat dalam komputer.

Melanjutkan  materi yang telah saya tulis sebelumnya, dalam arsip elektronik terdapat beberapa komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronik ini. Apa saja komponen tersebut????

  1. Memindahkan Dokumen, media utama dalam pemindahan dokumen ini diantaranya Scaning, Conversion, Importing
  2. Menyimpan Dokumen, sistem dokumen harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan dokumen dan mampu bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama.
  3. Mengindeks Dokumen, ada beberapa cara alam mengelola indeks eletronik antara lain indeks fields, full text indexing, folder atau file structure
  4. Mengontrol Akses, misal dengan penggunaan password
  5. Kebijakan Prosedur,
  6. Diklat Pegawai
  7. Ketersediaan Arsip
  8. Audit Trail
  9. Retensi
  10. Pembaruan Media, misalnya renewal, copying, transfer
  11. Disposal atau pemusnahan arsip 

*materi diadopsi dari buku guru pembejar APK 

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

KARAKTERISTIK HUMAS

-
Karakteristik humas terdiri dari 4 hal, yaitu sebagai berikutL 1.       Adanya upaya komunikasi yang bersifat dua arah Hakekat humas adalah terciptanya komunikasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas, komunikasi yang dimaksud ialah komunikasi yang menimbulkan feed back (umpan balik) antara komunikan dengan komunikator. 2.       Sifatnya terencana Terencana yang dimaksud bahwa kegiatan humas merupakan kegiatan yang berkesinambungan, memiliki metode, terintregasi dengan elemen-elemen yang lain dan hasilnya nyata. 3.       Berorientasi pada organisasi Syarat mutlak dalam kegiatan humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi. 4.       Publik Sasarannya Publik adalah suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran utama humas bukanlah perorangan melainkan publik.
Read more

MACAM-MACAM HUMAS

-
A.     Humas Pemerintah Adalah humas yang dibentuk dengan tujuan untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan pemerintah. Humas pemerintah pada dasarnya tidak bersifat politis. Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat komplek pula. Hal ini memang tidak lepas dari “karakteristik” yang meletak dalam setiap program/kegiatan pemerintah, antara lain sebagai berikut: a.        Program pemerintah ditunjuk untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan (intelejensi) yang beragam. b.       Sering kali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral (tidak terpisahkan) dan berkesinambungan. c.        Program pemerintah selalu mendapat controlling/pengawasan dari berbagai kalangan terutama pers, Lembaga Swadaya Masyarakat, dan sebagainya. Kebanyakan humas peme
Read more

Bagian-Bagian Surat

-
Image
Surat yang baik ialah surat yang memuat bagian-bagian surat secara utuh. Ditulisan saya yang lalu kita telah membahas tentang menulis surat yang baik, seperti apa surat yang baik itu? apa saja yang musti ada? kalian bisa membacanya disini. OK, kali ini saya akan membahas tentang bagian-bagian surat. Saya yakin kalian telah tahu bahkan fuaaham isi surat. Tapi apakah kalian tahu bahwa surat memiliki bagian-bagian yang harus kita mengerti???? 1. KOP SURAT Informasi yang harus ada pada Kop Surat atau Kepala surat ini adalah sebagai berikut: Nama Organisasi/Perusahaan/Instansi Alamat Kantor No. Tlpn/Fax/Kode Pos Situs (web) /Alamat Email Logo Perusahaan Bidang Usaha (Khusus Bagi Perusahaan) Ex PT, UD, CV, dll  2. NOMOR SURAT Perlu diingat bahwa dalam menuliskan nomor hendaknya menghindari singkatan seperti 'No.' penulisan seperti ini dirasa kurang tepat. Alangkah lebih baiknya jika ditulis lengkap 'Nomor'. Contoh penulisan nomor surat : Nomor     
Read more